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Outlookで受信箱にやってきたメールを自動で振り分ける方法 etc.。

メールの自動振り分け

振り分け先のフォルダを作る

まずは、振り分け先のフォルダを作る。

受信箱で右クリック → 新規フォルダを選択。

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新規フォルダを作成し、名前をつける。

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送信者毎に自動振り分けする①:ルールを作成

自動振り分けしたいメールを選択し、右クリック。

「Rules」を選択。

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「From」に☑を入れ、送信者を入力。

「Move the item to folder」に☑を入れ、の右横にある「Select Folder」で振り分け先のフォルダを選択。

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「Run theis rule now on messages already in the current foler」に☑をいれると、これまで届いていた、同じ送信者からのメールにも適応される。

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送信者毎に自動振り分けする②:「Always Move Messages From:」でもっと簡単に

メールを右クリック→「Rules」→「Always Move Massages From:」を選択すると、もっと簡単に自動振り分け設定が可能。

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振り分けオプション色々

Outlookでは、ただメールを自動振り分けするだけでなく、コピーをそのフォルダに入れたり、アラートを設定したり……と、色々オプションをつけることができる。

その方法の備忘録。

簡易設定

メールを右クリック→「Rules」→「Manage Rules & Alerts...」を選択。

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「Create Rule」のウインドウが出てくるので、そこで「Advanced Options...」を選択。

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「Email Rules」タブで、「Change Rule」を選択。

色々なオプションを選択できる。適応したい送信者に☑を入れて、「Change Rule」で適応したいRuleを選択すればOK。

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リストに出てきているのは、主なオプション。

  • Display in the New Item Alert window:その送信者からメールが来たら、アラートウィンドウをポップアップする。
  • Play a Sound...:その送信者からメールが来たら、音で知らせる。
  • Move to Folder..:その送信者からメールがきたら、任意のフォルダに移動する。.
  • Copy to Folder...:その送信者からメールがきたら、そのメールはInboxに入れたまま、コピーを任意のフォルダに作成する。
  • Mark as High Priority:その送信者からのメールに「重要度:高」の印をつける。
  • Mark as Low Priority:その送信者からのメールに「重要度:低」の印をつける。
  • Delete Message:その送信者からのメールをそのまま削除する。

より複雑な設定

もっとカスタマイズしたかったら、「Change Rule」→「Edit Rule Settings...」。

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「Rules Wizard」ウインドウが開き、より詳細な設定ができる。

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「Step2」にある青文字をクリックすると、その部分の設定を変更できる。

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設定したルールは、右側にある「Actions」でアイコンとして確認できる。

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